Con el compromiso de 70 universitarios de distintas áreas administrativas de la Universidad Autónoma del Carmen (UNACAR), el rector Dr. José Antonio Ruz Hernández inauguró el Taller de Capacitación del SIMO: Sistema Institucional de Minutas y Oficios, el cual fue realizado a través de la Plataforma Virtual TEAMS.
Este taller tuvo la finalidad de que las áreas administrativas agilicen su teletrabajo mediante el uso y aplicación del SIMO para capturar, elaborar, revisar y firmar minutas y oficios con la firma electrónica avanzada E-firma Unacar; con ello se evita usar firma autógrafa, como medida preventiva en tiempos de pandemia en documentos que lo requieren.
En su intervención el Dr. Ruz Hernandez manifestó como surgió esta idea, debido a la pandemia que se está viviendo, han surgido una serie de retos informáticos, tecnológicos y digitales, los cuales han sido abordando poco a poco, porque la UNACAR ha tenido como política no poner en riesgo en medida de lo posible a la comunidad universitaria.
Como parte de todos estos mecanismos de prevención en esta pandemia, hemos notado que se realizan reuniones donde se toman acuerdos virtuales y de alguna manera se da legitimidad con firma autógrafa escaneada o firman los documentos y los envían escaneados, donde se pone la leyenda que posteriormente los documentos serán entregados en original, pero hay que estar conscientes que toda la dinámica que con la pandemia estamos llevando, no solo hay minutas de trabajo o de reuniones administrativas, sino también hay minutas académicas, porque contamos con cuerpos colegiados dentro del aparato académico.
También se toman decisiones no solo en el consejo universitario o en el comité de contingencias, sino en las diversas comisiones administrativas, por lo que hay ocasiones que dependiendo de la importancia de la reunión y de lo que se acuerda en ella, se ha tenido que acudir a firmar de manera presencial documentos, lo cual es un detonante de algún contagio.
Viendo esta situación nació esta idea y gracias al trabajo comprometido del Área de Desarrollo de Software y de la Coordinación General de Tecnologías de la Información y la Comunicación, respondieron a este llamado, aun cuando tienen mucho trabajo, han cumplido con realizar esta encomienda de muy buena manera, siendo hoy una realidad.
Es asi que se presenta el SIMO: Sistema Institucional de Minutas y Oficios, el cual ya ha ido probado en algunas reuniones, siendo la ventaja que con este sistema se puedan revisar las minutas por si hay alguna observación y una vez que se acuerda que esta correcta dicha minuta, ya puede ser firmada.
Siendo una gran ventaja de que ya se cuenta con la firma electrónica avanzada para poder firmar cualquier documento, siendo totalmente valido, porque contamos con toda la normatividad para sustentar la E-firma Unacar.
Este sistema también servirá para los oficios internos, por lo que ya se está trabajando arduamente con la Secretaría Administrativa por todas las cuestiones que esto lleva, por lo que toda esa flexibilidad que se utiliza en el campo presencial, es lo que se está analizando para llevarlo al campo digital, dando de esta manera la certeza que el oficio es totalmente valido, tanto quien lo envía como quien lo recibe, esto a través de diferentes marcas digitales y la E-firma Unacar.
Igual se está trabajando el Sistema Integral de Actas del Honorable Consejo Universitario, que es otra herramienta que se está utilizando, siendo una ventaja que el número de usuarios es menor, así como también se está analizando cuando se utiliza y cuando no, dependiendo de la normatividad de la sesión.
Todo este trabajo se está haciendo para poder transformar y darle agilidad a nuestro trabajo presencial desde el punto de vista digital, gracias al apoyo de las tecnologías de la informacion y la comunicación y todas sus áreas, lo que los ha hecho acreedores a premios nacionales e internacionales que respaldan su gran trabajo.
Con todos estos sistemas la UNACAR está transformando todo su trabajo administrativo y académico utilizando todas estas herramientas digitales, las cuales se debieron utilizar un poco antes, pero eran proyectos que ya estaban en proceso y solo necesitaban un empujón para aterrizarlos y estos tiempos de pandemia nos está obligando a implementarlo inmediatamente en la UNACAR, para que sea de gran beneficio para cada uno de los integrantes de la comunidad universitaria, porque ese es el principio que estamos persiguiendo, el poder agilizar las cosas, aun haciendo teletrabajo académico y administrativo, potencializando todas las herramientas que han sido desarrolladas aquí mismo en la UNACAR y que le han dado un gran prestigio.
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